Vidste du, at en virksomhed kan opnå papirløse arbejdsgange med det rette ERP software? Ved du ikke, hvad ERP er for noget, kan du læse mere om det her.
ERP software er et IT system, de fleste virksomheder anvender i dag. Med systemet kan medarbejdere styre bogholderi, økonomi, rapportering, indkøb, ordrer, ressourcer osv.
Ved at anvende programmet kan man undgå, at fakturaer skal printes og sendes med posten eller at ordrer skal printes for at gøre klar til at blive pakket på lageret osv. Et ERP program kan smidiggøre langt de fleste arbejdsprocesser, så de foregår via systemet på en computer, en håndscanner eller smartphone eller tablet. Hermed slipper virksomheden for at indkøbe papir og såvel printere, så der spares på ressourcer til hardware, papir og transport af disse varer.
Tidligere krævede forretningssystemer en del hardware, men i dag kræver det blot, at man har en computer. Herfra kan en medarbejder logge på systemet og udføre sine arbejdsopgaver. Også dét mindsker de miljømæssige ressourcer til produktion af hardware.
Med ERP software kan man i dag modtage fakturaer elektronisk fra sine leverandører. Data fra disse dokumenter kan scannes direkte ind i programmet helt automatisk fra PDF’er, så medarbejdere ikke skal printe fakturaer eller bruge tid på at taste data fra fakturaerne. Derudover kan man arkivere dokumenter elektronisk ved hjælp af programmet af hensyn til at opbevare fakturaer og andre vigtige dokumenter til f.eks. revision.
Hvis man i en virksomhed har et lager med varer, er et ERP program også her nyttigt. Her kan programmet også komme til sin ret for at være miljøvenlig og miljøbesparende. Man kan igen slippe for at anvende papir til ordrer, pluk osv. Med programmet kan man danne et tilbud til en ordrebekræftelse og sende den videre til pluk på lageret – alt sammen elektronisk. Endvidere kan en lagermedarbejder scanne varer, når de plukkes og pakkes. Det kan køre automatisk i ERP programmet.
Skal man sende tilbud eller ordrebekræftelser, kan også de sendes elektronisk.
Et ERP program kan integreres med andre software programmer. F.eks. kan et Microsoft ERP program fungere godt med andre Microsoft software programmer. Det kan være Power BI som er Microsofts Business Intelligence (BI) online program til at kombinere data fra flere systemer, f.eks. Dynamics 365 Business Central, Excel ark eller andre systemer. Denne data kan man bruge til at bygge sine egne rapporter, diagrammer mv. til f.eks. ledelsesrapportering, statistikker, salgstal, KPI’er osv.
Et ERP program som Microsoft Dynamics 365 Business Central (programmet har tidligere heddet Dynamics NAV og Navision) kan altså være ressourcebesparende og spare på de miljømæssige omkostninger. Programmet er faktisk meget anvendt i Danmark hos mellemstore og store virksomheder, og da det har eksisteret i flere år, er det meget populært hos flere bogholdere, controllere, økonomichefer og indkøbere.
Det kræver ikke meget for at kunne arbejde med det. Man skal blot have en computer med en browser installeret.